ХХI век задаёт темп. И если не выдержишь, окажешься снова в ХХ веке. А это бывает приятно только в фантастических рассказах. В реальности даже бег на месте требует постоянного ускорения.
Оптимизируй!
Наверное, многие из нас в какой-то момент оказывались в подобной ситуации: всё записано в ежедневник, но вот заглянул в него утром, а дальше суета рабочего дня нарушает все планы – и только вечером с ужасом обнаруживаешь, что не успел сделать и половины из «предначертанного».
Приходится переносить дела на следующий день или отдуваться вечерами – а это неправильно. Важно оптимизировать своё рабочее время так, чтобы поставленные задачи были выполнены в срок и не чувствовать себя при этом загнанной лошадью.
Для этого, во-первых, определитесь, сколько же часов в месяц вы можете работать. Ведь для многих сейчас 8-часовой рабочий день уже в забытом прошлом, а пятидневная рабочая неделя – в недостижимом будущем. Но и за восемь продуктивно отработанных часов можно многое
успеть.
Второй этап – поделите своё рабочее время на блоки: день, неделю и месяц. Например, выполняйте оперативные задачи в первой половине дня, два часа после обеда посвятите работе по плану, вечер – отчётам и проектам. И старайтесь без особой надобности не нарушать этот ритм: например, если по утрам у вас запланированы встречи и обсуждения, то не переносите их на послеобеденное время. На каждый день недели планируйте какие-то определённые важные дела и старайтесь именно в этот день их и выполнять – даже если придётся отложить что-то другое.
И, наконец, месяц должен быть распланирован с особой тщательностью. Старайтесь не «забивать» свой план кучей заведомо невыполнимых задач. А для этого анализируйте рабочее время.
Это смешно, но работает!
Заведите специальный файл и записывайте в течение дня все ваши трудовые свершения и время, на них затраченное. Это может показаться смешным, но работает даже у «продвинутых пользователей»! Вы сразу увидите, сколько времени уходит впустую, а по прошествии месяца сможете проанализировать каждый аспект вашей работы: сколько времени занимает он в часах и какова его доля в общем рабочем времени. А так же, как это ни грустно, если вы
будете фиксировать затраты времени честно, то увидите, что, например, в соцсетях вы проводите 10 часов в месяц, разговорыпо телефону, не связанные с работой, занимают 3 часа, а изучение профессиональных интернет-рассылок – совсем не так много времени, как вы предполагали. Планировать следующий месяц будет уже легче, и кроме того, вы сможете задуматься, какие маловажные дела занимают несоразмерно много времени и на какие «узкие места» необходимо тратить его побольше.
«Напоминалки» – это важно! Дела, привязанные к конкретной дате, должны непременно попадаться на глаза вовремя – поэтому забивайте «напоминалки» в телефон, электронный ежедневник или развешивайте стикеры с восклицательными знаками на монитор – рассмешите коллег, зато ничего не забудете.
Каков ваш план?
Если план составлен грамотно, у вас останется одна проблема: как можно реже от него отклоняться. Количество планов должно быть оптимальным, например, годовой, план на месяц, план на неделю. Не исключено, что со временем еженедельный план вы исключите, заменив его дополнительными пунктами в плане на месяц и записями в ежедневнике. Возможно, вы уже задаётесь вопросом: «Зачем мне какие-то планы, ведь у меня есть ежеднев-
ник!» Мистер, если ваши задачи укладываются в ежедневнике, вам можно только позавидовать. Тем же, кто ставит перед собой множество разнообразных целей, тем, чья работа связана с периодическим выполнением заданий и отчётов, с постоянным обменом информацией с коллегами и начальством, без глобального и подробного плана не обойтись. В него могут входить пункты, к которым нужно возвращаться периодически в течение месяца, или дела,
завершить которые вы должны, например, с 1-го по 10-е число. А в ежедневнике удобно фиксировать только задания, привязанные к конкретным датам.
План на месяц должен стать основным. Проанализировав нагрузку, распределяйте её как можно более равномерно, и если, например, в конце месяца у вас постоянно «запарка» — подумайте, что можно начать делать уже 20-го числа. Обязательно зарезервируйте время на развитие – чтение специальной литературы, посещение профессиональных ресурсов в интернете и т.д.
Часто для работы бывают необходимы памятки для выполнения периодически повторяющихся отчётов, сводок и т.д. Лучше заготовить «шаблоны» для таких отчётов — например, файл с таблицей, содержащей нужные вам графы, а справа в соответствующих строках – комментарии к ней, чтобы не открывать никаких дополнительных планов и памяток. Например: «проверить в бухгалтерии», «написать пояснение для директора», «проверить курс евро», «уточнить с клиентом»…
Мы тут всё… оперативно!
Как бы вы ни старались, в один прекрасный момент все планы рушатся, все телефоны звонят разом, и скайп атакует сообщениями «срочно» и «прямо сейчас». Как действовать, чтобы не упустить мелочей? Ведь, как говаривал мистер Холмс, «от любой, даже самой незначительной мелочи…»
Итак, во-первых, определитесь со «входящей информацией». Если она в электронном виде – помещайте в соответствующую папку и несколько раз в день проверяйте её. Заголовки наиболее важных файлов начинайте с цифры 1 – тогда в папке они будут лежать первыми и сразу попадутся на глаза. Письменные сообщения из скайпа, не требующие немедленного ответа, копируйте в файл с заголовком, например, «1 — скайп», и пусть он будет у вас открыт. Но каким бы прогрессивным пользователем вы ни были, блокнот или простая тетрадь для записей никогда не помешают. Сразу озаглавьте несколько первых листов: «директор», «оперативка», «Иван Иваныч», «перспектива», «важно» — и начинайте день с просмотра этих записей.
Оперативную информацию фиксируйте в этой же тетради и как можно быстрее распределяйте по местам. Если директор велел изменить привычный порядок какой-то работы, лучше не вносить этого в ежедневник или план, а сразу вписать в файл, относящийся к делу.
Во-вторых, исходящую информацию тоже храните. Если вы отправляете кому-то служебные записки, даёте поручения или посылаете отчёт, по которому ожидаете решения, лучше всё это делать тоже в электронном виде и хранить в папке «исходящее», которую ежедневно проверять. Для удобства работы заголовки файлов должны начинаться с даты отправки – тогда вы всегда легко сможете определить своих «должников».
Если вы пользуетесь бумажным ежедневником, заведите для него файл «расписание для ежедневника», куда оперативно вносите все новые дела и удаляйте неактуальные. Составьте список самых важных повторяющихся дел на неделю и на месяц и внесите в ежедневник – но не более чем на три месяца – ведь ситуация меняется быстро. Распределяйте дела на неделю: если на понедельник скапливается уйма работы – перенесите на вторник всё, что можно. На среду актуальна запись «посмотреть план на месяц», так как в горячке трудовых будней можно и забыть, что где-то там был план… И не используйте ежедневник в качестве блокнота – вы только перегрузите его лишней информацией, за которой важные дела можно и не заметить.
Если вы буквально живёте на работе, личные дела тоже внесите в план вместе с рабочими. Может быть, вы давно не были в музее, забыли о тренировках, мечтаете заняться йогой или познакомиться с творчеством Голсуорси – найдите место для этих дел в своём расписании, и тогда скучный план превратится в программу самосовершенствования!
Мария МЕДВЕДЕВА
