Каждый в той или иной степени ощущал нехватку времени, давление сроков, испытывал стресс от вынужденной спешки, забывал о делах и становился заложником ситуации. А учитывая, в каком аврале живет современный человек, то все более актуальным, если не сказать жизненно важным, становится вопрос управления ресурсами времени. Ответ на этот вопрос кроется в тайм-менеджменте. О принципах его работы сегодня говорим с бизнесменом Дмитрием Сидельниковым.
Простая математика
Мы привыкли экономить деньги, но не задумываемся о том, чтобы экономить собственное время. А зря. Грамотная организация своего дня и отсутствие забытых дел позволяют экономить человеку до десяти дней в год. А это, к слову, практически полноценный отпуск.
— Давайте поразмышляем. Мы забыли про какие-то не очень важные, но дела, и чтобы это исправить, нам понадобился один час. Дальше мы потратили еще один час на то, что могли бы решить за более маленький временной период. К примеру, пришел ко мне клиент. Я могу быстро решить с ним какой-то вопрос, а могу предложить ему попить чая, поговорить на разные темы, таким образом потеряв свое и его время. Еще один час у нас уходит на социальные сети, сериалы, разговоры по телефону. И так мы потеряли три часа в день, — подсчитывает Дмитрий. — Подведем итог: восемь рабочих часов, час на обед, еще один час на прием пищи, час на отдых, семь — на сон. Осталось шесть часов. На всю нашу жизнь нам дается от четырех до шести часов, в зависимости от того, как организована наша жизнь. Из них мы бессовестным образом забираем часы и просто отправляем их в «трубу». Это уже преступление против самого себя.
Такого рода «преступление» против себя самого сегодня совершает большинство.
— Люди чаще всего об этом не задумываются, потому что наша жизнь еще с советских времен не предполагает экономить время для себя. У нас, как правило, его хватает на детей, родственников, домашнее хозяйство, а на себя — нет, — говорит Дмитрий Сидельников. — Теперь представьте, вы сэкономили в день один час и потратили его на себя любимого — сходили в бассейн, почитали полезную книгу, провели лишний час с ребенком. Таким образом, встает вопрос не в том, что стоит ли экономить время, а для чего это надо делать.
Другое дело, что большинство людей не считают это необходимостью, ссылаясь на отговорку «я — человек занятой».
— Экономить время для нас критично важно. Это серьезная задача, ради которой стоит сделать над собой усилие: исключить из своей жизни сериалы, социальные сети, «пустые» разговоры. В течение рабочего дня выполнять ту работу, которую нужно, не отвлекаясь на посторонние дела, — говорит бизнесмен.
С чего начать?
— Вводить в свою жизнь тайм-менеджмент необходимо постепенно. Для начала стоит изучить принципы его работы. Затем определить для себя, к примеру, десять важных пунктов, которые хочется внедрить в свою жизнь. Каждый из них нужно осваивать постепенно. К примеру, дать себе месяц на то, чтобы научиться вести ежедневник, выходить на пятнадцать минут раньше на работу, чтобы не опаздывать. Очень важно тренировать очередной навык до состояния привычки. Если стараться это делать быстро, то, скорее всего, добиться результата не удастся, — говорит Дмитрий.
Одним из полезных примеров может стать такой навык, как хранение документов в тотальном порядке.
— Если мы говорим про документы, они должны быть сложены в отдельные папки и подписаны, если мы говорим про рабочий стол компьютера, то там тоже должно быть все структурировано, — рассказывает бизнесмен. — Есть статистика, что офисные сотрудники до тридцати процентов времени тратят на поиск важных бумаг. Это очень много.
Фиксация дел
Теперь перейдем непосредственно к тому, что должно быть зафиксировано не в голове, а на бумаге или гаджете. По мнению успешного бизнесмена, все — от небольших дел до крупных проектов.
— Первое «железное» правило тайм-менеджмента — все должно быть зафиксировано на бумаге в ежедневнике, в календаре в телефоне, в программе на ноутбуке. Это касается даже малозначимых вещей. Сегодня современные гаджеты позволяют устанавливать цикличность. К примеру, каждые полгода в определенное число менять фильтры для воды, — приводит пример Дмитрий.
Но, по мнению специалистов, для того чтобы тайм-менеджмент работал — этого мало. Важно три-пять раз в день открывать свой «планер» и отслеживать выполнение поставленных задач.
— В первую очередь я группирую то, что нужно выполнить по времени. Эту информацию располагаю таким образом, чтобы она была в первых строчках. Например, двенадцать часов, три и шесть. Остальное группирую по принципам: звонки, встречи и то, что можно сделать на выезде, — делится своими секретами Дмитрий.
Пример для сотрудников
Корпоративный тайм-менеджмент помогает организовать рабочие процессы в компании, ставить цели и задачи, управлять процессами и временем. Поэтому внедрять тайм-менеджмент в компанию нужно, но начинать это необходимо с личного примера его руководителя.
— В коллективе важна трудовая дисциплина. Если все сотрудники компании будут подчинены этому правилу, то они начнут экономить время друг друга. Это приведет к слаженному и качественному выполнению общего дела, — считает Дмитрий.
Задачи «лягушки» и «слоны»
«Лягушками» в тайм-менеджменте называют необходимые, но неприятные, постоянно откладывающиеся дела. Как правило, это дела, не требующие много времени на их выполнение, но имеющие психологический барьер. Как пример — звонок или встреча с капризным клиентом.
— Из-за постоянного откладывания простое дело перерастает в большие неприятности, вытягивая все силы и энергию. Но в данном случае надо понимать, что тебе рано или поздно все равно придется его выполнить. В таком случае это лучше сделать сразу и с утра, — считает Дмитрий Сидельников. — После завтрака «лягушкой» вы получите чувство свободы и высокую мотивацию на весь день.
У маленьких «лягушек» есть особенность превращаться в «слонов». Это большие объемные и сложные задачи, которые возникли, как правило, по такому же принципу, как и «лягушки». Осознавая глобальность такой задачи, ее исполнение мы постоянно откладываем на потом, результатом чего становятся авралы, нарушение сроков и нервные срывы. В тайм-менеджменте «слонов» рекомендуется разбивать на «кусочки» до самых простых и легко выполнимых шагов. Так справиться с ними будет гораздо легче.
Не обманывай себя
— В конце дня мы обязаны сделать анализ своего дня. Все, что не успели сделать, переносим, если это возможно, на следующий день, нет — на определенный период. Ни в коем случае нельзя оставлять дела невычеркнутыми с надеждой, что завтра мы вспомним о них, — рассказывает Дмитрий Сидельников. — Во-первых, это вредно для составления графика, потому что тебе надо понимать, что у тебя остались «хвосты» со вчерашнего дня. Во-вторых, это в любом случае приведет к тому, что ты забудешь про дела, которые долго откладывал на потом, а тот человек, которому ты уже дал обещание, не забыл.
Еще одно «золотое» правило тайм-менеджмента — не обманывать себя.
— Список дел и задач может растянуться. У каждого бывают авральные дни. И здесь надо иметь характер, чтобы признаться окружающим, что ты не успеваешь. Худшее поведение в бизнесе, когда к тебе приходит клиент и просит выполнить работу к завтрашнему дню, а ты, заведомо понимая, что не можешь, даешь свое согласие. В таком случае мы должны четко понимать, что когда говорим человеку, что постараемся, он воспринимает это как обязательство. Надо уметь рассчитывать свои возможности и адекватно смотреть на ситуацию. Не можешь завтра, скажи, что сделаешь послезавтра. Как показывает моя практика, люди воспринимают это нормально.
Алена Языкова
